Cada vez más autónomos optan por instalarse en un coworking, ya que estos espacios ofrecen flexibilidad, ahorro de costes y acceso a una red de contactos. Sin embargo, antes de iniciar tu actividad profesional, es imprescindible que tengas claros todos los requisitos legales y fiscales que implica trabajar desde un coworking.

Para ayudarte, hemos preparado este checklist legal actualizado con información contrastada en fuentes oficiales como la Agencia Tributaria, Seguridad Social y normativa vigente. Así, podrás empezar con tranquilidad y cumplir todas tus obligaciones.

1. Alta en Hacienda y Seguridad Social

Antes de facturar o prestar servicios, debes darte de alta correctamente:

✅ Modelo 036 o 037 de declaración censal

  • Presenta el alta en Hacienda indicando:

    • Epígrafe IAE adecuado.

    • Domicilio fiscal (puede ser el coworking).

    • Régimen de IVA y retenciones.

  • Según el artículo 27 de la Ley General Tributaria, presentar fuera de plazo implica recargos y posibles sanciones.

✅ Alta en el RETA

  • Tramita el alta en la Seguridad Social hasta 60 días antes del inicio efectivo de actividad.

  • Desde 2023, la cuota de autónomos se calcula según rendimientos netos, con tramos progresivos.

Si empiezas sin estos registros, incurrirás en infracciones.

2. Elección correcta del epígrafe IAE

El epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) define tus obligaciones fiscales y qué regímenes aplicarás.

  • Por ejemplo, actividades profesionales tienen retención de IRPF del 7 % (nuevos autónomos) o 15 % (regla general).

  • Si dudas, consulta a un asesor para evitar errores que deriven en liquidaciones complementarias o sanciones.

3. Contrato de uso del coworking

Es fundamental que firmes un contrato de prestación de servicios con la empresa que gestiona el coworking. Debe incluir:
✅ Identificación de ambas partes.
✅ Descripción de los servicios contratados (mesa, internet, sala de reuniones, domiciliación).
✅ Cuota mensual e impuestos.
✅ Duración y prórroga.
✅ Cláusulas de cancelación.
✅ Responsabilidad sobre daños y uso del espacio.

Este documento será tu justificante de gasto deducible ante Hacienda (Art. 95 LIRPF).

4. Domicilio fiscal en el coworking

Puedes declarar el coworking como domicilio fiscal en tu modelo 036/037, pero recuerda:

  • Debe corresponder a un lugar donde realmente desarrolles tu actividad profesional.

  • Asegúrate de que el coworking gestione la recepción de notificaciones.

  • En caso de inspección, Hacienda comprobará que el uso es efectivo y no simulado.

Si tu actividad es digital o en remoto, también puedes domiciliarla allí siempre que cumplas estos requisitos.

5. Certificado digital y Cl@ve PIN

Aunque no es obligatorio, tener certificado digital o Cl@ve PIN facilita:

  • Presentación telemática de impuestos trimestrales y anuales.

  • Consulta de notificaciones electrónicas.

  • Trámites con Seguridad Social y Hacienda.

Si no lo tienes, puedes solicitarlo gratuitamente en la FNMT o en tu delegación de Hacienda.

6. Obligaciones fiscales trimestrales y anuales

Como autónomo, tendrás que presentar estos modelos:

✅ Trimestrales:

  • Modelo 130 (IRPF en estimación directa) o 131 (módulos).

  • Modelo 303 (IVA).

  • Modelo 111 (retenciones de IRPF a profesionales, si subcontratas).

  • Modelo 115 (retenciones de alquiler, si procede).

✅ Anuales:

  • Modelo 390 (resumen IVA).

  • Modelo 347 (operaciones superiores a 3.005 €).

  • Declaración de la Renta.

Si trabajas en coworking, recuerda conservar facturas de gastos asociados, pues son deducibles siempre que sean necesarios para la actividad.

7. Facturación y conservación de documentación

Emitir facturas con todos los requisitos es obligatorio:

  • Datos fiscales completos.

  • Descripción detallada del servicio.

  • Base imponible, tipo de IVA, retención de IRPF.

Guarda todos los justificantes de ingresos y gastos durante 4 años. Según la Ley General Tributaria, pueden requerírtelos en inspección.

8. Protección de datos y confidencialidad

Si tratas datos personales de clientes, aplicas el RGPD:

  • Redacta cláusulas de información en presupuestos y contratos.

  • Elabora un registro de actividades de tratamiento.

  • Implanta medidas básicas de seguridad (archivos cifrados, claves).

Muchos coworkings ofrecen servicios de protección de datos o espacios cerrados para documentación sensible.

9. Seguro de responsabilidad civil profesional

Aunque no es obligatorio, un seguro de responsabilidad civil te protege frente a reclamaciones por daños económicos causados por tu actividad profesional. Es especialmente recomendable si:

  • Tratas información sensible.

  • Prestas asesoramiento técnico o jurídico.

  • Tu actividad conlleva riesgos patrimoniales.

10. Contratos de prestación de servicios

Antes de iniciar cualquier proyecto, prepara un contrato con tus clientes que recoja:
✅ Descripción del servicio.
✅ Plazos de entrega.
✅ Honorarios y forma de pago.
✅ Cláusulas de confidencialidad y protección de datos.

La redacción de estos contratos es clave para evitar malentendidos y reforzar tu imagen profesional.

11. Obligaciones con la Seguridad Social

✅ Cotización mensual obligatoria, aunque no factures.
✅ Si contratas empleados, debes:

  • Darles de alta en el Régimen General.

  • Cumplir con todas las obligaciones laborales y de prevención de riesgos.

Si cesas la actividad, tramita la baja en Hacienda y Seguridad Social para no generar cuotas ni responsabilidades.

12. Asesoramiento especializado: tu mejor inversión

Aunque puedes gestionar muchos de estos trámites por tu cuenta, contar con un asesor fiscal y jurídico especializado te evita errores que pueden acarrear sanciones.

En ILCoworking, además de un espacio profesional adaptado a tus necesidades, ofrecemos asesoramiento integral para autónomos que quieren empezar su actividad con todas las garantías legales y fiscales.

Empezar como autónomo en un coworking es una decisión estratégica que puede impulsar tu negocio. Pero antes de iniciar tu actividad, asegúrate de cumplir con estos 12 puntos clave. Una correcta planificación legal y fiscal te evitará problemas y te permitirá concentrarte en lo importante: hacer crecer tu proyecto.

Si quieres más información sobre nuestros espacios y servicios de asesoramiento, te invitamos a contactar con ILCoworking. Estamos aquí para ayudarte en cada paso de tu actividad profesional.