La facturación electrónica obligatoria es ya una realidad en España. A partir de 2025 y 2026, tanto autónomos como pymes deberán adaptarse a la nueva normativa que exige emitir facturas electrónicas con programas certificados por Hacienda.
Este cambio forma parte de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, dos reformas que buscan digitalizar la economía, reducir la morosidad y luchar contra el fraude fiscal. Sin embargo, la transición puede generar dudas: ¿qué software será válido?, ¿qué plazos aplican a mi negocio?, ¿qué sanciones existen?
La Ley Crea y Crece y la obligatoriedad de la factura electrónica
La Ley Crea y Crece establece que todas las operaciones entre profesionales y empresas (B2B) deben realizarse mediante factura electrónica.
Los plazos de aplicación son progresivos:
- Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán un año para adaptarse desde la publicación del reglamento.
- El resto de pymes y autónomos dispondrán de dos años.
Además, no bastará con enviar un simple PDF por correo. La normativa exige que las facturas reflejen su trazabilidad completa, con estados como emitida, aceptada, rechazada o pagada.
Programas de facturación certificados y el sistema Verifactu
La Ley Antifraude introduce una novedad clave: el uso obligatorio de programas de facturación certificados que garanticen la integridad de la información.
Estos programas deberán:
- Mostrar un sello visible de certificación oficial.
- Registrar todas las modificaciones de manera inalterable.
- Incorporar códigos QR y firma electrónica en cada factura.
- Estar preparados para conectarse al sistema Verifactu, que transmitirá facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria.
El calendario de implantación será también progresivo:
- A partir del 1 de enero de 2026, obligatorio para sociedades mercantiles.
- A partir del 1 de julio de 2026, obligatorio para autónomos.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de estas normas conlleva sanciones importantes:
- Los fabricantes de software podrán enfrentarse a multas de hasta 150.000 euros por ejercicio si venden programas no homologados.
- Los usuarios (autónomos y pymes) pueden recibir sanciones de hasta 50.000 euros si utilizan software no certificado o manipulan facturas.
Esto significa que no servirá cualquier programa de facturación: deberá estar validado por Hacienda.
Qué programas serán válidos y qué opciones existen
Los programas de facturación válidos serán aquellos que:
- Estén certificados oficialmente por la Agencia Tributaria.
- Permitan registrar la trazabilidad completa de cada factura.
- Incluyan firma electrónica y códigos QR.
- Se conecten con el sistema Verifactu.
- Reflejen los estados de cada factura en tiempo real.
Para quienes emiten pocas facturas, la Agencia Tributaria pondrá a disposición una aplicación gratuita. Sin embargo, empresas con mayor volumen de facturación necesitarán soluciones privadas que ofrezcan mayor agilidad y control.
Pasos recomendados para autónomos y pymes
Aunque aún hay margen, lo recomendable es anticiparse y comenzar a prepararse desde ahora:
- Revisar tu sistema de facturación actual: si trabajas con Excel, Word o PDFs manuales, deberás migrar a un software homologado.
- Consultar con un asesor legal y fiscal: cada negocio tiene plazos y particularidades distintas.
- Comparar programas certificados y elegir el que mejor se adapte a tu actividad.
- Formar al equipo en el uso de los nuevos procesos de facturación y trazabilidad.
Cómo puede ayudarte un despacho especializado
La adaptación a la facturación electrónica obligatoria no es solo una cuestión tecnológica, sino también legal y fiscal. Contar con un asesoramiento profesional puede marcar la diferencia entre un proceso caótico y una transición fluida.
Un despacho especializado te ayudará a:
- Revisar y validar tu software de facturación.
- Elaborar un plan de transición adaptado a tu empresa.
- Formar a tu equipo en el uso correcto de los programas certificados.
- Prevenir sanciones con protocolos de cumplimiento claros.
Las nuevas obligaciones de facturación electrónica y programas certificados transformarán la forma en la que autónomos y empresas gestionan su día a día. Aunque suponen un reto, también ofrecen una oportunidad para modernizar procesos, ganar transparencia y profesionalizar la gestión.
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