Contratar a tu primer trabajador es un hito importante para cualquier pyme o autónomo. Pero más allá de lo emocional, es fundamental cumplir con todos los requisitos legales, fiscales y mercantiles para evitar sanciones y comenzar con buen pie.

Este artículo te ofrece un checklist legal paso a paso para contratar correctamente a tu primer empleado en España, con plazos clave y ejemplos prácticos.

1. Definir el tipo de contrato y condiciones laborales

Elige la modalidad adecuada

El primer paso es decidir qué tipo de relación laboral necesitas establecer. Las modalidades contractuales más comunes incluyen:

• Contrato indefinido: la opción más estable, cada vez más favorecida por la normativa tras la reforma laboral de 2021. 
• Contrato temporal: limitado a causas justificadas (producción, sustitución…). 
• Contrato a tiempo parcial: ideal para jornadas reducidas, con proporcionalidad en derechos. 
• Contrato de formación o prácticas: reservado a perfiles jóvenes o en periodo de cualificación. 

Es obligatorio consultar el convenio colectivo aplicable, que regula aspectos como jornada máxima, salario mínimo, descansos, vacaciones o pluses salariales.

Contexto normativo: Estatuto de los Trabajadores y convenios sectoriales. El incumplimiento puede suponer sanciones o la conversión automática en contrato indefinido.

Ejemplo práctico: Un autónomo del sector servicios puede necesitar a una persona 20 h/semana. Un contrato indefinido a tiempo parcial sería legal y ajustado a sus necesidades.

2. Alta como empleador en la Seguridad Social

Solicitud del Código de Cuenta de Cotización

Para contratar a un trabajador por cuenta ajena, necesitas registrarte como empleador en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), solicitando un Código de Cuenta de Cotización (CCC), que es el número identificativo con el que se gestionarán las cotizaciones del empleado.

Este trámite puede realizarse de forma telemática a través del Sistema RED, si dispones de certificado digital, o presencialmente con cita previa.

Importante: Este paso es obligatorio incluso para autónomos que solo contraten un empleado.

3. Selección de mutua colaboradora

La normativa exige que el empleador se afilie a una mutua colaboradora de la Seguridad Social, que será responsable de gestionar:

• Contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades laborales). 
• Prestaciones por incapacidad temporal. 
• Formación en prevención de riesgos laborales (en algunos casos). 

Recomendación: Escoge una mutua que ofrezca cobertura adaptada a tu actividad y un buen servicio post-contratación. Infórmate sobre los servicios adicionales que ofrecen algunas mutuas, como formación en prevención.

4. Alta del trabajador en la Seguridad Social

Comunicación previa

Antes de que el trabajador comience a prestar servicios, debes darlo de alta en la Seguridad Social en el Régimen General. Esta comunicación debe incluir:

• Datos personales. 
• Jornada. 
• Fecha de inicio. 
• Tipo de contrato y grupo de cotización. 

Plazo: El alta debe tramitarse como mínimo el día anterior al inicio efectivo del trabajo.

Sanciones: No dar de alta al trabajador puede conllevar multas de entre 3.000 y 10.000 euros, además de la obligación de pagar cotizaciones retroactivas.

Vía: Sistema RED (si tienes certificado digital) o en oficinas de la TGSS.

5. Firma del contrato y notificación al SEPE

Firma del contrato

Aunque algunos contratos pueden ser verbales, la firma por escrito es altamente recomendable y en la mayoría de casos obligatoria (por ejemplo, contratos a tiempo parcial, temporales o de prácticas).

• Debes conservar una copia firmada. 
• El trabajador tiene derecho a recibir la copia básica del contrato.
  

  Comunicación al SEPE

Una vez firmado el contrato, es obligatorio comunicarlo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo de 10 días hábiles.

Esto se hace a través del sistema Contrat@ (telemáticamente con certificado digital) o presencialmente en las oficinas del SEPE.

6. Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

Como empleador, tienes la obligación legal de garantizar la seguridad y salud de tus trabajadores. Esto implica:

• Realizar una evaluación de riesgos del puesto de trabajo. 
• Proporcionar formación preventiva al trabajador adaptada a las funciones. 
• Ofrecer un reconocimiento médico cuando sea obligatorio por convenio o riesgo específico.
  

Puedes gestionar esto contratando a un servicio de prevención ajeno, especialmente si no tienes estructura interna para ello.

Consejo práctico: Informa y forma al trabajador desde el primer día. Un error común es dejar la PRL “para después”, lo que puede acarrear sanciones graves.

Antes de que el trabajador inicie su actividad, debes cumplir con las obligaciones en materia de PRL:

Ejemplo: Si contratas a un administrativo, bastará con una evaluación básica del entorno de oficina.

7. Aspectos fiscales y nóminas

 Retenciones y cotizaciones

 

Cada mes deberás:

• Retener el IRPF correspondiente al trabajador según retribución y situación personal y declararlo mediante el modelo 111 (trimestral).  
• Ingresar las cotizaciones a la Seguridad Social, tanto la parte del trabajador como la parte empresarial.(contingencias comunes, profesionales, formación…). 
• Emitir la nómina, con desglose de conceptos: salario base, complementos, pagas prorrateadas, IRPF, SS… 

Además, deberás presentar los siguientes modelos fiscales:

• Modelo 111 (trimestral): retenciones a cuenta del IRPF. 
• Modelo 190 (anual): resumen informativo del 111. 

Ejemplo práctico: para un salario bruto d 1.500 €/mes, la retención puede oscilar entre el 2 % y el 10 %, según circunstancias.

8. Obligaciones mercantiles y contables

Si tu negocio es una sociedad (SL o SA), debes reflejar los gastos salariales en tus libros contables, concretamente en la cuenta 640 (sueldos y salarios) del Plan General Contable.

También deberás:

• Registrar las obligaciones laborales en tus libros oficiales. 
• Tener acceso actualizado al sistema de Inspección de Trabajo, que puede requerir documentación en caso de visita. 

Aunque el libro de visitas en papel ya no es obligatorio, sí lo es conservar los registros laborales electrónicos.

9. Documentación adicional

Para formalizar y conservar adecuadamente el expediente del trabajador, necesitarás:

• Copia del DNI o NIE. 
• Número de afiliación a la Seguridad Social. 
• Curriculum actualizado. 
• Título o certificados (si el puesto lo requiere). 

• Certificado de antecedentes penales (en sectores sensibles como educación o sanidad).

 

• Certificado de discapacidad o inscripción en el paro, si optas a bonificaciones.

10. Acceso a bonificaciones o subvenciones

Contratar a determinados colectivos te puede dar acceso a ayudas públicas o bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Algunos ejemplos:

• Jóvenes menores de 30 años. 
• Mujeres víctimas de violencia de género. 
• Personas con discapacidad. 
• Desempleados de larga duración. 

Dónde consultar: web del SEPE y de tu comunidad autónoma. Algunas bonificaciones pueden alcanzar el 100 % de la cuota empresarial durante 12 meses.

 Cuadro resumen por fases

Etapa	Acción clave	Plazo
Tipo de contrato	Elegir modalidad y revisar convenio	Antes del alta
Alta empleador (CCC)	Inscripción en la TGSS	Antes de contratar
Mutua colaboradora	Elección y formalización	Antes del alta
Alta del trabajador	Comunicación a Seguridad Social	Antes del inicio
Firma del contrato	Firma y entrega de copias	Día de inicio o antes
Comunicación al SEPE	Envío del contrato al SEPE	10 días hábiles
PRL	Evaluación y formación	Antes del inicio
Fiscalidad y nómina	Retenciones y presentación modelos	Mensual/trimestral
Contabilidad mercantil	Registro en libros y cuentas	Al iniciar actividad
Documentos adicionales	Reunir DNI, certificados, etc.	Al contratar
Bonificaciones	Verificar y solicitar ayudas	Según normativa vigente

Conclusión

Contratar por primera vez implica asumir nuevas obligaciones legales, pero también es un paso clave en el crecimiento de tu negocio. Una gestión adecuada desde el inicio puede ahorrarte sanciones y ayudarte a aprovechar todas las ventajas fiscales y laborales posibles.

En ILCOWORKING & Legal Services ofrecemos un servicio integral de asesoramiento laboral, fiscal y mercantil que acompaña a emprendedores y empresas en todo el proceso.

¿Vas a contratar a tu primer trabajador? Déjanos ayudarte a hacerlo con todas las garantías.