Las empresas españolas disponen cada año de un crédito de formación que la mayoría no utiliza completamente. Este crédito, gestionado a través del sistema de formación bonificada regulado por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE), permite financiar acciones formativas para los trabajadores con cargo a las cotizaciones a la Seguridad Social. No es una subvención que haya que solicitar compitiendo con otras empresas. Es un derecho que se genera automáticamente con cada nómina.
Sin embargo, acceder a él no es tan sencillo como parece. La formación bonificada tiene requisitos específicos que deben cumplirse para que la bonificación sea válida. Y uno de los más frecuentemente ignorados es el relacionado con el espacio donde se imparte la formación presencial.
Qué es la formación bonificada y a quién le corresponde
Cualquier empresa que tenga trabajadores en régimen general de la Seguridad Social genera automáticamente un crédito anual de formación. La cuantía depende del volumen de cotizaciones del año anterior y del tamaño de la plantilla, con bonificaciones adicionales para empresas pequeñas que favorecen el acceso de las pymes a este sistema.
Este crédito puede usarse para financiar formación de los trabajadores, tanto presencial como online, tanto interna como contratada a proveedores externos. La empresa anticipa el coste de la formación y después lo descuenta de las cotizaciones a la Seguridad Social en los meses siguientes, hasta recuperar el importe bonificable.
Los trabajadores autónomos con al menos un trabajador por cuenta ajena también pueden acceder al sistema en determinadas condiciones. Y las empresas que no usan todo su crédito en un ejercicio no pueden acumularlo para el siguiente: lo que no se usa, se pierde.
Este último punto es relevante. Muchas empresas llegan a diciembre sin haber utilizado el crédito y con pocas semanas para organizar formación válida. Conocer el sistema con antelación permite planificar acciones formativas de forma ordenada a lo largo del año en lugar de correr a final de ejercicio.
Qué tipos de formación son bonificables
No toda formación es bonificable. Para que una acción formativa pueda acogerse al sistema de bonificaciones, debe cumplir una serie de requisitos que afectan tanto al contenido como a la gestión administrativa del proceso.
La formación debe estar vinculada a la actividad profesional de los trabajadores que participan. No puede ser formación de carácter puramente personal o sin relación con las competencias necesarias para el puesto de trabajo o para la empresa.
Debe tramitarse correctamente a través del sistema telemático de FUNDAE antes del inicio de la acción formativa. Esto incluye la comunicación previa con los datos de la empresa, los participantes, el contenido, el calendario, y el espacio donde se va a impartir si es formación presencial.
Debe ser impartida por entidades o personas con la cualificación acreditada para la materia en cuestión. Y debe contar con documentación que acredite la realización efectiva: listas de asistencia firmadas, material didáctico utilizado, y evaluación de los participantes.
Los controles de FUNDAE son reales. Las empresas que solicitan bonificaciones por formación que no cumple los requisitos pueden enfrentarse a requerimientos de devolución de las cantidades bonificadas más los recargos correspondientes.
Por qué el espacio donde se imparte la formación importa
Cuando la formación es presencial, el espacio donde se realiza forma parte de la documentación que acredita la acción formativa. No basta con declarar que la formación se ha impartido. Debe poder demostrarse que se ha realizado en un lugar adecuado, con la asistencia real de los participantes declarados.
Esto tiene implicaciones prácticas concretas. Impartir formación bonificada en espacios no habilitados, sin capacidad adecuada para el número de participantes, o sin las condiciones mínimas de equipamiento puede generar problemas en una inspección o auditoría.
Un aula profesional en Madrid con capacidad suficiente para el grupo, equipamiento básico de proyección y audio, y condiciones adecuadas de climatización y accesibilidad cumple sin dificultad con lo que FUNDAE requiere para la documentación de espacios. La factura del alquiler del espacio, además, puede incluirse como coste de la acción formativa a efectos del cálculo del importe bonificable.
Costes que pueden incluirse en la bonificación
El sistema de formación bonificada permite incluir en el cómputo de costes varios conceptos más allá de los honorarios del formador.
Los costes de arrendamiento del espacio son bonificables cuando se trata de formación presencial. Esto significa que el alquiler del aula donde se imparte la formación puede sumarse al importe total de la acción formativa sobre el que se calcula la bonificación. Para empresas que no disponen de sala de formación propia, este aspecto resulta especialmente relevante porque convierte el coste del espacio en un gasto parcialmente recuperable.
Los materiales didácticos utilizados durante la formación también son bonificables dentro de los límites establecidos. La documentación entregada a los participantes, el software necesario para la formación, o los consumibles utilizados durante las sesiones prácticas pueden incluirse en la liquidación.
Los costes de organización y gestión de la acción formativa tienen también un porcentaje bonificable. Esto cubre la tramitación administrativa, la coordinación con FUNDAE, y la gestión de la documentación necesaria.
Cómo organizar una acción formativa bonificada paso a paso
El proceso tiene una secuencia que debe respetarse para que la bonificación sea válida. Iniciar la formación antes de completar la tramitación administrativa es uno de los errores más frecuentes y puede invalidar toda la bonificación.
El primer paso es verificar el crédito disponible. A través del sistema telemático de FUNDAE, la empresa puede consultar cuánto crédito tiene disponible para el ejercicio en curso. Este dato es el punto de partida para planificar qué formación puede financiarse con cargo al sistema.
El segundo paso es diseñar la acción formativa: contenido, duración, número de participantes, formato (presencial, online o mixto), y calendario de sesiones. En este momento hay que identificar también el espacio donde se va a impartir si es presencial, porque esa información forma parte de la comunicación previa a FUNDAE.
El tercer paso es la comunicación previa a FUNDAE, que debe realizarse antes del inicio de la formación. El plazo mínimo es de siete días naturales antes del comienzo para formación presencial. Sin esta comunicación previa correctamente realizada, la formación no puede bonificarse.
El cuarto paso es la ejecución de la formación, que debe desarrollarse exactamente como se ha comunicado: en el espacio declarado, con los participantes registrados, durante las fechas informadas, y con el control de asistencia documental que exige el sistema.
El quinto paso es la aplicación de la bonificación en los seguros sociales de los meses siguientes, que puede realizarse una vez finalizada la acción formativa y reunida toda la documentación acreditativa.
Aulas para formación bonificada en Chamberí
Para empresas de Madrid que necesitan espacio donde impartir formación presencial con cargo al crédito FUNDAE, el alquiler de aulas en el centro de Madrid ofrece una solución práctica que cumple los requisitos documentales del sistema.
Las salas polivalentes disponibles permiten configuraciones distintas según el tipo de formación: disposición en U para talleres participativos, configuración tipo aula para formaciones más expositivas, o distribución en mesas de trabajo para sesiones prácticas. La flexibilidad de configuración es especialmente útil cuando los programas formativos combinan partes teóricas con dinámicas de grupo.
La ubicación en Glorieta de Bilbao, con acceso directo al metro Bilbao líneas 1 y 4, facilita la asistencia de trabajadores que vienen de diferentes puntos de Madrid. La accesibilidad del espacio es un factor que influye en la tasa de asistencia real, que a su vez determina la validez de la bonificación.
El alquiler por horas permite ajustar el coste exactamente a la duración de cada sesión formativa, sin pagar por tiempo que no se usa. Para empresas que organizan formaciones de cuatro, seis u ocho horas, este modelo resulta más económico que opciones con tarifas de día completo fijo.
La factura del alquiler, con todos los datos fiscales correctos, puede incluirse como documentación de costes de la acción formativa a efectos del cálculo de la bonificación.
Preguntas frecuentes sobre formación bonificada
¿Puede una empresa usar el crédito FUNDAE para formación impartida por sus propios empleados?
Sí, con condiciones. La formación interna también es bonificable, pero el formador debe acreditar su cualificación en la materia, y los costes bonificables se calculan de forma diferente a los de formación externa contratada.
¿Qué pasa si un trabajador no asiste a todas las sesiones?
La bonificación aplicable se ajusta según la asistencia real. Un trabajador que no completa el mínimo de asistencia requerido (habitualmente el 75% de las horas de la acción formativa) no computa a efectos del cálculo de la bonificación. Es imprescindible llevar un control riguroso de asistencia con listas firmadas en cada sesión.
¿Se puede bonificar formación online?
Sí. La formación teleformativa y la formación mixta (combinación de presencial y online) también son bonificables. Tienen requisitos específicos de plataforma y seguimiento de la actividad del alumno que deben cumplirse para que la bonificación sea válida.
¿Qué ocurre si FUNDAE realiza una inspección?
Las empresas inspeccionadas deben aportar toda la documentación que acredite la realización efectiva de la formación: comunicación previa, listas de asistencia firmadas, material didáctico, evaluaciones, facturas de costes, y cualquier otro documento que pruebe que la formación se realizó tal como se declaró. La falta de documentación o las discrepancias entre lo declarado y lo acreditado pueden derivar en reintegros con recargos.
¿Las empresas pequeñas tienen las mismas posibilidades de acceder al sistema?
El sistema incluye bonificaciones adicionales para empresas de menos de cincuenta trabajadores precisamente para facilitar su acceso. Las pymes con plantillas pequeñas pueden acumular hasta tres veces su crédito anual mediante el sistema de agrupación con otras empresas o a través de estructuras de formación de demanda agrupada.
Para consultar disponibilidad de aulas y condiciones de alquiler para formaciones bonificadas, el contacto con ILCOWORKING puede realizarse en info@ilcoworking.es, en el 91 117 94 82, o en el 900 264 918. El horario de atención es de 8:30 a 20:30 de lunes a viernes.
